Optymalizacja Przestrzeni Biurowej (Space Management)

Współczesne biura rzadko są wykorzystywane w 100%. Zjawisko pracy hybrydowej sprawiło, że wiele biurek stoi pustych, generując niepotrzebne koszty najmu i mediów. Machine Learning dostarcza narzędzi do precyzyjnego pomiaru i optymalizacji wykorzystania powierzchni (Occupancy Analytics).

Aby optymalizować, trzeba najpierw zmierzyć. W nowoczesnych budynkach dane o obecności pracowników pochodzą z wielu źródeł, które są integrowane przez algorytmy ML:

• Czujniki PIR i podbiurkowe: Proste czujniki wykrywające obecność przy konkretnym stanowisku pracy.
• Analiza obrazu (Computer Vision): Kamery CCTV (lub dedykowane sensory wizyjne) zliczają osoby wchodzące do stref, tworząc mapy ciepła (Heatmaps) w czasie rzeczywistym, bez naruszania prywatności (analiza anonimowa).
• Dane z infrastruktury IT: Analiza liczby urządzeń podłączonych do poszczególnych Access Pointów Wi-Fi pozwala oszacować zagęszczenie ludzi w danej strefie.

Tradycyjny model “jedno biurko dla jednego pracownika” odchodzi do lamusa. Algorytmy predykcyjne wspierają model współdzielony (Hot-Desking).

System analizuje trendy z przeszłości (np. “W piątki przychodzi tylko 30% działu IT”) i sugeruje zarządcy konkretne działania:

• Zamykanie stref: Jeśli przewidywane obłożenie budynku wynosi 40%, system sugeruje zamknięcie dwóch najwyższych pięter na weekend. Pozwala to wyłączyć tam ogrzewanie, światło i serwis sprzątający.
• Eliminacja “Ghost Meetings”: System wykrywa sytuację, w której sala konferencyjna jest zarezerwowana w kalendarzu, ale czujniki nie wykrywają w niej nikogo. Po 10 minutach rezerwacja jest automatycznie anulowana, a sala wraca do puli dostępnych zasobów.

Długoterminowa analiza danych pozwala Facility Managerom podejmować kluczowe decyzje przy renegocjacji umów najmu.

Zamiast zgadywać, zarządca otrzymuje twarde dane:

“Strefy relaksu są używane tylko przez 2% czasu, podczas gdy małe salki spotkań (Budki) są obłożone w 95% i brakuje ich w godzinach 10:00-14:00.”

Dzięki temu przy kolejnym remoncie można zmienić układ biura tak, aby odpowiadał realnym potrzebom pracowników, a nie założeniom architekta.

Optymalizacja przestrzeni to jedne z największych oszczędności w budżecie FM.